Rejestr akt prowadzony jest w oparciu o Instrukcję Kancelaryjną obowiązującą w jednostce. W instrukcji omówione są m.in. zasady obiegu akt, załatwiania spraw i prowadzenia składnicy akt.
Wszystkie akta przechowywane w komórce organizacyjnej po ich załatwieniu przekazuje się do składnicy akt.
Rejestry udostępniane są osobą, których one dotyczą lub ich przedstawicielom ustawowym.